Avtale om deponering av arkivmateriale og annet arkivrelatert materiale til Lokalhistorisk arkiv for Smøla.

1. Formål

Deponeringen har til hensikt at Lokalhistoriske arkiv for Smøla skal sikre og bevare det deponerte materialet slik at det skal være tilgjengelig som dokumentasjon av Smølas historie og kulturliv for ettertiden.

2. Omfang

Avtalen omfatter et arkiv som deponeres av _____________________ v/______________________.

navn på lag, organisasjon o.l. navn på innleverer

Vedlagt følger en liste med spesifikasjon av innholdet i arkivet. Deponenten har gjennom sin signatur på listen erklært at han er kjent med, og aksepterer listen som en fyllestgjørende beskrivelse av deponeringens omfang. Arkivet har anledning til å sende tilbake/kassere de deler av materialet som ikke anses å være bevaringsverdig.

3. Oppbevaring

Forvaltning og bruk av det deponerte materiale Lokalhistoriske arkiv for Smøla plikter å oppbevare arkivmaterialet i samsvar med reglene i Arkivloven med forskrifter. Forvaltningen av arkivmaterialet skjer i samsvar med reglene i Offentlighetsloven, Forvaltningsloven, Personopplysningsloven og Åndsverksloven, og er tilgjengelig for studium og kopiering på stedet. Materialet kan lånes ut til andre arkivinstitusjoner. Lokalhistoriske arkiv for Smøla kan benytte det deponerte materialet til utstillinger, publikasjoner og annen form for formidling. Arkivkatalogen er offentlig tilgjengelig.

4. Levering

Deponenten sørger for kostnadsfri levering av materialet. Eventuelle behov for restaurering og/eller rensing kostes av deponenten.

5. Ordning

Arkivet ordnes og registreres etter det systemet som benyttes i arkivet. Dette medfører også levering av data til aktuelle samkataloger. For særlig store og omfattende arkiv kan det være tale om at det fastsettes betaling for det arbeidet som blir utført.

6. Avtalens varighet

Deponeringsavtalen kan sies opp eller reforhandles. Det må da gis skriftlig varsel ett år i forveien av en av partene. Dersom deponenten sier opp avtalen for å hente tilbake arkivet, kan Lokalhistoriske arkiv for Smøla kreve å få dekket sine utgifter i forbindelse med ordning og oppbevaring av arkivet.

7. Eiendomsrett

Eiendomsretten til materialet blir overført til arkivet etter 30 års deponering, dersom avtalen ikke er reforhandlet i mellomtiden.

Avtalen er lest og godtatt.

Smøla, dato ___________

____________________________ ___________________________

Avleverers underskrift Underskrift, Lokalhistorisk arkiv for Smøla

Arkivets innhold: